Voor elke organisatie die graag productiever wil worden

Je kent het vast wel, eens in het jaar even flink opruimen. Of dat nu thuis is of op het werk. In logistieke omgevingen is dat niet anders. Misschien gebruiken ze, op papier althans, wel de 5S principes. Hoewel ze zich dan vooral richten op opruimen – ook belangrijk, maar niet de essentie. Net als kwaliteit zou het een integrale benadering moeten zijn. Geen end-of-line quality zoals dat bij niet-lean bedrijven vaak nog is.

De essentie is dat veiligheid en kwaliteit een vast onderdeel is van het proces, als dagelijkse routine. Maar zolang aandacht hiervoor als kosten wordt gezien dan wordt het lastig. Het probleem hiervoor is o.a. dat onveilig werken en herstelwerk niet zichtbaar zijn. Het zijn vaak verborgen kosten en er zijn maar weinig financiële afdelingen die dat haast ongrijpbare deel zichtbaar kunnen maken.

Bewustwording door meten
Aandacht voor iets begint met bewustwording. Want als we niet weten dat er iets niet goed gaat dan gebeurt er ook niets. Maar hoe krijg je de aandacht hiervoor? Ga op zoek naar aanknopingspunten. Dat kunnen heel goed de eigen waarden zijn van een organisatie. Dan snapt men de koppeling beter en kun je het ook mee beoordelen (als je tenminste gedrag daarin een belangrijke component maakt).

Helaas komt de aandacht er pas als er iets vreselijk is misgegaan. Dat levert slechts tijdelijke aandacht. Even worden we ons weer bewust van het gevaar. Net als een schaatser door een wak zakt, oh ja, dat kan mij ook gebeuren. Maar dat vergeten we snel door de dagelijkse druk en beslommeringen. Het is dus des te meer de kunst om het continu aandacht te geven in plaats van eenmalig. Dit alles hangt samen met het creëren van een ritme.

Van ritme naar routine
Wat wij met ritme bedoelen? We kennen van nature heel veel ritmes zoals een jaar, de seizoenen, maanden, weken en dagen. Juist die laatste twee zijn interessant. Denk maar aan sporten: je wordt niet beter als je dat eens in de maand doet. Je kunt je nauwelijks van de bank hijsen als het zover is. Eens in de week gaat al beter, daar kun je aan wennen. Nog mooier is dagelijkse aandacht, zie het als tandenpoetsen dat je ook niet zomaar overslaat.

Bij ons (en menig andere organisaties) vinden tegenwoordig dagstarts plaats. Elke nieuwe werkdag begint dus waarom niet even bij elkaar komen om deze start van de dag aandacht te geven. Wij starten altijd met de aandacht voor veiligheid (safety) en de mens (moral). Daarnaast bespreken we ook de meer productiegerichte indicatoren van kwaliteit, kosten en doorlooptijden (quality, cost, delivery). Uit ervaring weten we dat als we dit niet doen, we achter de feiten aanlopen.

Ons uitgangspunt is dat we zaken voor willen zijn. Daarom steken we dagelijks even kort de koppen bij elkaar. Dit doen we bij een bord waarop onze doelen staan. Ook blikken we terug op de vorige werkdag en kijken vooruit naar de planning van vandaag. Kost dat tijd? Jazeker. Maar anders storen we elkaar gedurende de dag toch omdat we iets willen afstemmen. Of we doen dat niet, waardoor er alsnog iets mis gaat. Dus wat weerhoud je?

Leren zien van afwijkingen
Wanneer we een ritme hebben en elke dag aandacht hebben voor veiligheid en kwaliteit (als integraal onderdeel van ons werk) dan gaan we weer dingen zien. We zien bijvoorbeeld dat iets afwijkt van onze dagelijkse standaard. Het valt wellicht opeens op dat er olie naast een machine ligt omdat we elke dag de machine en de zone rondom reinigen. Doordat het opeens zichtbaar wordt, krijgt men vanzelf de verdieping dat schoonmaken meer is dan alleen schoonmaken. Het is een inspectie waardoor afwijkingen opvallen.

En dan komen we op het niveau waar we stappen kunnen maken. Met een kritische blik leren kijken naar onze werkomgeving en ongewenste situaties zien. Doordat we dit dagelijks bespreken, kunnen we ook gelijk als team acties afstemmen om de situatie in het vervolg te voorkomen. Op die manier komen we in een verbeterspiraal die aanstekelijk werkt. We ervaren een prettige werkomgeving waar we trots op kunnen zijn. Wellicht een mooie toets: hoe trots ben jij op je werkomgeving?

Wil jij ook leren hoe je met andere ogen naar jouw werkomgeving kan kijken?