Het komt vaak voor dat mensen weerstand hebben tegen het meten van doelen. In trainingen merk ik dat een eenvoudige indicator, zoals een stoplichtkleur, soms al spanning oproept. Vooral als iets ‘op rood’ staat, voelen sommigen zich alsof ze gefaald hebben. Toch is meten essentieel voor procesoptimalisatie en verbetering. Zonder te weten waar je staat, kun je immers niet bijsturen. De oorzaak voor die angst ligt vooral in de organisatiecultuur. Als rood zien voelt als een afstraffing, ontbreekt waarschijnlijk een gezonde kijk op doelen en verbetering. Hieronder deel ik vier praktische stappen om meten juist te benutten als krachtig hulpmiddel.
Stap 1: Stel écht uitdagende doelen
Een goed doel zet aan tot creativiteit en innovatie. Neem een voorbeeld uit de sport. Stel dat je vorig jaar een marathon liep in 4 uur. Een nieuw doel als ‘5 minuten sneller’ klinkt prima, maar zal waarschijnlijk niet leiden tot een wezenlijke verandering in je aanpak. Je traint iets harder, koopt betere schoenen, en dat is het. Bij Toyota zeggen we: stel een doel dat echt uitdaagt, zoals 3 uur en 45 minuten. Opeens moet je veel meer veranderen: voeding, rustperiodes, techniek – alles komt op tafel. Zelfs als je uiteindelijk finisht in 3 uur en 50 minuten, heb je enorme vooruitgang geboekt. Dat is het doel van een uitdaging: je aanpak fundamenteel verbeteren en creativiteit stimuleren. Stel daarom uitdagende doelen en KPI’s, zelfs als je deze niet direct haalt.
Stap 2: Knip het doel op in concrete stappen
Een grote uitdaging kan overweldigend zijn. Daarom is het belangrijk om deze op te knippen in kleine stappen. Dus als je, om in het voorbeeld van een marathon te blijven, wil werken aan ‘voeding, rustperiodes, looptechniek’, gebruik dan geen vage beschrijvingen als ‘gezonder eten’, ‘vaker rustperiodes inlassen’, ‘letten op looptechniek’. Wees concreter en beschrijf wat je precies wanneer gaat doen, zoals:
- Voedingsschema maken, die ophangen en elke dag afstrepen en na een maand evalueren en aanpassen.
- Trainingsschema maken en bespreken met je coach, en na elke drie weken de training een week rustiger aan doen.
- Door je coach een filmpje van mijn looptechniek laten maken en bespreken, hier eerste de vier weken elke week naar laten kijken en oefenen.
Hoe specifieker je bent, hoe eenvoudiger het wordt om de voortgang te monitoren.
Stap 3: Maak voortgang visueel en eenvoudig bij te houden
Nu je een plan hebt, met stappen die concreet zijn gemaakt, kun je dat ook bijhouden. Een visueel hulpmiddel is cruciaal. In de hectiek van alledag is een digitaal dashboard soms minder effectief dan een simpel fysiek bord op de werkvloer. Waar het om draait is dat je consequent je vorderingen bijhoudt. Want een plan is tenslotte een belofte aan jezelf! Maak een schema, print het uit, en werk met kleuren om de status in één oogopslag zichtbaar te maken:
- Groen: Op schema.
- Geel: Let op, aandacht vereist.
- Rood: Achterstand, actie nodig.
Dit maakt direct inzichtelijk waar aandacht nodig is en het visueel maken helpt bovendien om betrokkenheid te creëren in je team.
Stap 4: Bijsturen waar nodig
Een plan is geen eindstation, maar een hypothese die bijgestuurd moet worden. Iets op rood zien is geen falen, maar slechts feedback dat iets anders verloopt dan verwacht. Dan is het wel de kunst om dit te constateren en dan ook bij te sturen als er iets niet volgens plan gaat. Bespreek samen met je team hoe je een afwijking kunt ombuigen. Belangrijk hierbij:
- Evalueer de oorzaak: Wat zorgt ervoor dat je achterloopt?
- Neem actie: Stel een corrigerende maatregel voor.
- Monitor: Check regelmatig of de maatregel effect heeft.
Rood wordt een kans om te verbeteren, niet een reden voor paniek. Dit sluit perfect aan bij de lean-filosofie van continu verbeteren.
Durf doelen te omarmen
Doelen meten hoeft niet eng te zijn. Het is een krachtige manier om jezelf en je processen uit te dagen en te verbeteren. Of het nu gaat om doorlooptijden verkorten, kosten verlagen, of klanttevredenheid verhogen – deze stappen geven je houvast. Kom je er niet uit of wil je hierop doorpakken? Wij helpen je graag met een op maat gemaakte aanpak. Samen maken we meten een succes!
