Lydia van den Bogaard 15-03-2022|
3
minuten

Gooi de ballast van audits overboord…


Het woord audit geeft bij sommige mensen al een rilling. Dat er iemand in hun domein komt, de gemba. Ze associëren het met controleren of zelfs bespieden. Aan de andere kant heb je mensen die het als een kans zien, om te leren en verbeteren. Dat er iemand met andere ogen naar hun werk kijkt, want zelf heb je toch blinde vlekken. Hoe komt dat grote verschil en wat kun je doen om het lean audit proces te verbeteren?

Negatieve ervaringen loslaten
Misschien moeten we eerst eens kijken waar die negatieve lading vandaan komt. Dat kan meerdere, soms elkaar versterkende, oorzaken hebben. Het komt wellicht voort uit eerdere ervaringen die je hebt opgedaan. Was er een beoordeling op school en zat er iemand tegenover je die het erg bestraffend brengt, versterkt door strenge ouders, dan komt het gevoel van ‘falen’ en onzekerheid weer terug.

We nemen die eerdere levenservaringen mee, dat hoeft niet alleen over audits an sich geweest te zijn. We projecteren die negatieve ervaringen dan op elke andere vergelijkbare situatie. We maken zelf het verhaal in ons hoofd dat we ‘weer beoordeeld gaan worden’. En als er dan ook nog mensen om je heen zijn die dit versterken, zoals een manager die er veel druk op legt, dan komt dat gevoel terug. Het fijne is dat we dit kunnen ombuigen. Maar hoe?

Positieve intentie
Dat kan door de verhalen die je zelf in je hoofd maakt, dat audits negatieve beoordelingen zijn, niet waar is. Bedenk dat de auditor juist jou of je bedrijf wil helpen. Maak het verhaal in je hoofd dat hij/zij er geen belang bij heeft om jou onderuit te halen. Weet dat de andere kant ook trots wordt als jij open staat voor de blinde vlekken die ze bloot leggen. Draai dus je intentie om. Dat kun je alleen zelf doen, niemand anders.

Maak een audit dan ook niet groter dan het is. Een auditor moet nu eenmaal het principe van genchi genbutsu (ga terug naar de bron) uitvoeren, om de waarheid te onderzoeken. Dus niet van papier, maar zelf kijken. En dat is een mooie kans om iemand onbevooroordeeld naar ons werk te laten kijken. Wat zien zij wat wij niet (meer) zien? Zolang je hier voor open staat, kun je juist zaken verbeteren. Dat is de volgende stap.

Verbeteringen oppakken
En hier gaat het vaak mis. Er ligt een verslag, met aandachtspunten. En dan? Als je die tot de volgende audit laat liggen is het niet gek dat je een naar gevoel opbouwt. Want dan weet je dat het opvalt. Of we gaan ‘opeens’ nog even wat doen, maar dat komt nooit uit want we hebben het al zo druk. Dat doen we onszelf aan. Dat is anders te organiseren, of beter: te integreren.

Zodra we leren en verbeteren naast ons werk plaatsen, schuiven we het weg. Daarom is het dat bedrijven die de lean methodiek hebben doorgevoerd een ritme organiseren om verbeteringen te bespreken en op te pakken. Daar neem je de auditpunten dan in mee. Heeft iets aandacht nodig? Vraag bijvoorbeeld minimaal 10 dagen elke ochtend, bijvoorbeeld bij de dagstart: hoe ging het hier mee? De nadruk ligt op bevragen, en niet op zenden hoe je het zelf vindt. Wees een coach die mensen leert reflecteren in plaats van de oude schoolmeester die beoordeelt.

Wil jij ook met andere ogen leren kijken? 
Aarzel niet om contact met ons op te nemen voor een vrijblijvend gesprek.


Neem vrijblijvend contact op

Lydia van den Bogaard
Lydia van den Bogaard | Linkedin

Gedurende mijn loopbaan heb ik veel verschillende functies vervuld. Standaardisering en structuur zijn altijd al mijn sterkste kanten geweest. Ik geef niet snel op en streef altijd naar betere en andere manieren om processen te verbeteren. Mijn oordeel is altijd gebaseerd op feiten en rekeninghoudend met mijn principes, werd ik een groot fan van de Toyota Way-waarden en van TPS. Ik werk graag samen met mensen en help en begeleid ze bij het verbeteren van hun dagelijkse werkzaamheden. Ik ben een gepassioneerd trainer en geef onder meer trainingen op het gebied van 5S, kwaliteitsbeheersing en TIBP (A3).