Lean gaat voor een deel over het voorkomen van verspilling: verspilling van onder meer materiaal, tijd, ruimte en talent. De inzet en betrokkenheid van de medewerkers op de werkvloer spelen daarbij een belangrijke rol. Toch ligt de sleutel tot succes in eerste instantie niet bij die medewerkers, maar bij het topmanagement van het bedrijf.
Een bedrijf dat de lean-aanpak volledig volgt, begint elke ochtend met een dagstart: een korte sessie waarin de medewerkers de komende dag doornemen. Belangrijkste doel is hen aan te sporen om beter te presteren dan de vorige dag. Door de processen op die manier continu te verbeteren, slagen de medewerkers erin om verspillingen te reduceren of zelfs volledig te elimineren.
De meeste medewerkers geven graag gehoor aan het beroep dat lean op hen doet. Omdat ze niets anders doen dan processen uitvoeren, weten ze vaak donders goed waar de knelpunten zitten.
Ze delen met plezier hun kennis en ervaring, als dat tenminste leidt tot oplossingen voor de knelpunten. Iedereen wordt graag gehoord, zeker door zijn directe leidinggevende en collega’s.
Gebrek aan waardering
Toch is de implementatie van lean lang niet altijd succesvol. Op korte termijn lukt het de meeste bedrijven wel om mooie resultaten te boeken, maar na verloop van tijd vallen medewerkers door de dagdagelijkse drukte toch weer terug in oude patronen. De discipline die nodig is om bijvoorbeeld de 5S-aanpak vol te houden, neemt af. Voor de A3-aanpak om kwaliteitsproblemen op te lossen, is door de dagdagelijkse drukte steeds minder tijd. De dagstart verliest aan kracht omdat niemand nog echt luistert en meedoet. Hoe kunnen we dit voorkomen?
Het antwoord op deze vraag heeft te maken met de definitie van verspilling. In de lean-filosofie is verspilling alles wat niet direct waarde toevoegt aan de geleverde producten of diensten. Voorbeelden daarvan zijn lange wachttijden, overtollige voorraden of onnodige verplaatsingen van goederen. Het verminderen van verspilling leidt tot meer toegevoegde waarde en meer waarde voor klanten. Maar veel medewerkers merken helemaal niets van die waardering.
Zaak voor het management
Op dit vlak is een belangrijke taak weggelegd voor het management. Dat moet laten zien dat de inspanningen van de medewerkers worden gezien en gewaardeerd. Hoe? Door het gezicht te laten zien op de werkvloer en af en toe deel te nemen aan de dagstart. Door rond te lopen, tips te geven, verbeteringen te signaleren, schouderklopjes te geven en complimenten uit te delen.
Het management kan laten zien wat de essentiële bijdrage van medewerkers is aan de totale bedrijfsvoering. Het kan laten zien wat de impact is van lean op zaken als omzet, winstgevendheid en klanttevredenheid. Wellicht nog beter is het als de klanten zelf hun waardering uitspreken voor de waarde die zij ontvangen, bijvoorbeeld in de vorm van een video.
Als het management niet thuis geeft en lean alleen beschouwt als ‘iets’ van de werkvloer, is implementatie tot mislukken gedoemd.
Borgen van procesverbeteringen
Als het management zijn betrokkenheid toont en waardering uit, is dat een belangrijke eerste stap in het borgen van procesverbeteringen. Dat mensen niet willen veranderen, is een illusie. Mensen zijn best bereid om hun gedrag en werkwijze aan te passen, als maar duidelijk is waar die verandering toe leidt. Aan het management de taak om te laten zien dat ook de kleinste verandering een waardevolle bijdrage levert aan verbetering van de bedrijfsvoering.
Wilt u meer weten over het oplossen van problemen en Lean? Neem dan contact met ons op. 
