Problemen ontstaan binnen de beste bedrijven. Wat bedrijven onderscheidt, is de aanpak van die problemen. Veel organisaties komen niet verder dan het bestrijden van de symptomen, waardoor de echte oorzaken buiten beeld blijven. Met als gevolg dat morgen diezelfde problemen opnieuw de kop opsteken. Met deze A3 aanpak kunt u dit voorkomen.
Klanten stellen steeds hogere eisen aan de logistieke operatie van hun toeleveranciers. Zij plaatsen bijvoorbeeld vaker kleinere orders om zelf minder op voorraad te hoeven houden. Zij verlagen hun buffers, maar willen geen concessies doen aan de beschikbaarheid. Met als gevolg dat ze hun leveranciers vragen om de bestelde goederen nog sneller, betrouwbaarder en completer te leveren.
Het belang van kwaliteit neemt dus toe, terwijl de aandacht voor kosten onverminderd hoog blijft. Veel magazijnen worstelen daarmee. Ze slagen erin onmogelijke deadlines te halen door harder te werken. Ze weten fouten te voorkomen door ze net op tijd te herstellen. Maar dat zijn geen oplossingen die op lange termijn - als volumes en eisen nog verder toenemen - stand houden. Wat ontbreekt, is het structureel oplossen van problemen.
Toyota's A3 aanpak
De lean-filosofie, die is ontwikkeld in de fabrieken van Toyota, biedt een aanpak die gericht is op structurele verbetering door problemen op te lossen. Er wordt altijd gekeken naar het verschil tussen de gewenste status en de huidige status. De aanpak telt acht stappen om deze problemen op te lossen. Deze stappen zijn gekoppeld aan de de PDCA-cyclus (plan, do, check, act). Communiceren met alle betrokkenen over de stappen die u neemt én waarom is in alle fases een voorwaarde.
Stap 1: Breng het probleem in kaart
Bekijk met eigen ogen wat het probleem precies is. Gaat het om een afwijking? Of om een onvervulde klantbehoefte? En waarom is dat dan een probleem? Wat levert het op als we dat probleem structureel oplossen?
Stap 2: Knip het probleem op in delen
Vrijwel altijd bestaat een probleem uit meerdere deelproblemen. Als een klant een klacht uit, kan dat zijn omdat de order niet op tijd en niet volledig is uitgeleverd. Of misschien was de order wel op tijd en volledig, maar deugde de verpakking niet en ontbrak een barcodelabel. Zaak is om alle deelproblemen één voor één op te lossen. Baseer u hierbij altijd alleen op feiten!
Stap 3: Stel scherpe doelen
Dit gaat over focus en draagvlak. De kunst is om scherpe doelen te stellen zodat de betrokkenen worden uitgedaagd, maar niet zo scherp dat ze in de stress schieten.
Stap 4: Analyseer de oorzaken
Het probleem dat in eerste instantie is gesignaleerd - een klacht van een klant - is vaak niet meer dan een symptoom. De oorzaak ligt doorgaans ergens anders en vaak zijn er meerdere oorzaken. Zijn de verkeerde producten geleverd? Dan kan de fout liggen in het orderpickproces, maar ook in het inpakproces. De oorzaak van een pickfout kan voortkomen uit gebrekkige leesvaardigheid van de orderpicker. Maar het kan ook zijn dat de reachtruckchauffeur een fout heeft gemaakt bij het aanvullen van de pickvoorraad. Ga naar de werkvloer om te zien wat er gebeurt en vind zo de daadwerkelijke oorzaken van het probleem.
Stap 5: Ontwikkelmaatregelen
Als de oorzaken eenmaal zijn geïdentificeerd, kunnen maatregelen worden bedacht om die oorzaken te elimineren. Investeer bijvoorbeeld in een orderpicktechnologie die geen beroep doet op de leesvaardigheid van orderpickers. Of voer een extra controlestap in om te checken of de picklocatie correct is aangevuld. Probeer maatregelen te bedenken voor alle geïdentificeerde oorzaken. Beslis met elkaar welke maatregelen de meeste impact hebben.
Stap 6: Implementeer de maatregelen
Vervolgens is het zaak om de maatregelen in de praktijk te brengen. Door de uitgebreide voorbereidingen in stap 1 t/m 5 kan dit snel plaatsvinden. Communicatie met de betrokken medewerkers blijft belangrijk. Zij moeten achter de implementatie staan en waar mogelijk ondersteuning bieden.
Stap 7: Monitor de resultaten en het proces
Het stappenplan stopt niet na de implementatie van de maatregelen. Het team moet checken of de maatregelen inderdaad de gewenste resultaten opleveren. Bereken dit en vergelijk dit met uw doel uit stap 3. Is dat niet het geval? Dan is het zaak om te achterhalen wat er fout is gegaan en pas de maatregelen eventueel aan. Evalueer ook altijd het verbeterproces. Maak gebruik van de ervaringen die u opgedaan hebt zowel positief als negatief voor een volgende verbetering.
Stap 8: Standaardiseer en deel het succes
Nu het probleem succesvol is opgelost, moet de aangepaste werkwijze in de organisatie worden geborgd. De nieuwe processen moeten de standaard worden die door het hele bedrijf worden gevolgd. Terugvallen op oude processen mag niet meer mogelijk zijn. Tot slot is het belangrijk om de resultaten te delen en successen te vieren. Bij Toyota noemen we het delen van kennis Yokoten. Doe dit organisatie breed, dat stimuleert de ontwikkeling naar een organisatie die continu werkt aan verbetering van processen.
Wilt u meer weten over het oplossen van problemen en Lean? Neem dan contact met ons op. 
