Van ongelukjes naar topprestaties? Begin bij de basis!
De uitspraak ‘een ongeluk zit in een klein hoekje’ is maar al te waar. Loop eens door een logistieke omgeving, of welke werkplek dan ook, en je ziet het zo voor je. Het probleem is dat we het na een tijdje niet meer zien. Het ‘normaal’ is dat op de vloer bijvoorbeeld vuil ligt of dat er spullen in een hoekje zijn geschoven. Maar ja, wat moet je er anders mee? En juist daardoor gaat er van alles minder soepel en soms helaas mis. En zo houdt het systeem zich in stand. Hoe kom je hieruit?
Sterker nog, je kunt hier uit en zelfs de werkplek omtoveren in een omgeving voor topprestaties. Want het is bekend dat een werkomgeving die jouw werk optimaal ondersteunt leidt tot soepel lopende processen. Waarbij verstoringen van de flow opvallen en zodat je er iets aan kunt doen. Klinkt te mooi om waar te zijn, of niet? Hier enkele aanknopingspunten.
Tijdsdruk en drempels
Laten we eerst eens kijken naar de oorzaken van het probleem. Een herkenbaar probleem in de logistiek is dat laad- en losdocks vervuilen met houtsnippers van pallets, stukken spanband of krimpfolie. Een waargebeurd verhaal is dat een elektrische pallettruck hierdoor niet kon remmen en doorgleed tegen iemand zijn voeten aan. Gevolg voetblessure, medewerker in de lappenmand. Hoe komt dat nou, vraag je je dan af.
De meeste mensen willen dan de wielen aanpassen, zodat we geen last van de vervuiling hebben. Maar dan organiseren we om het probleem heen. En het kost tijd en geld om dat voor elkaar te krijgen en intussen blijft het gevaar. Wij pakken het bij de bron aan (Genchi Genbutsu) . Waardoor ontstaat het? Waarom ligt dat daar? Wat is de standaard? Denk hierbij aan de driehoek ‘mens, proces, techniek’. En wat bij veel bedrijven blijkt is dat het de medewerkers niet eenvoudig wordt gemaakt om er iets aan te doen, ook al zouden ze willen.
“Don’t blame the people, blame the process.”
Dat is de uitspraak van werelds bekendste kwaliteitsgoeroe, Edwards Deming. Want mensen willen vaak wel beter, maar ze zijn gevangen in een systeem, een cultuur, waarin ze door figuurlijke drempels worden tegengehouden om te presteren. In lean termen spreken we van een gebrek aan respect. Want als je iemand de kansen ontneemt om goed te presteren is dat respectloos. Wetende dat ‘respect voor mensen’ een van de twee pijlers van The Toyota Way is, naast ‘continu verbeteren’.
Aandacht voor de basis
De oplossing voor het probleem is te vinden op systeemniveau . Dat klinkt ingewikkelder dan het is, want het begint met aandacht voor het probleem. Niet alleen zeggen dat men moet opruimen. Nee, constructief. Is de medewerker wel goed uitgerust om de werkplek op orden te houden? Zijn bezem, stoffer en blik, een prullenbak in de directe nabijheid altijd op de dezelfde plek aanwezig?
Aandacht betekent ook het bespreken. Niet eenmalig, nee dagelijks. En niet als rondvraag, maar als eerste onderwerp van de dagstart meeting. Door ritme creëer je een cultuur. Dus bespreek het juiste, en je werk toe naar de cultuur die je graag wilt. En visualiseer het. Laat zien wat de norm is en check die elke dag. Net als tandenpoetsen, dat sla je ook niet over. Dus, hoe belangrijk vinden jullie het? Dat zit wellicht opgesloten in de waarden van een organisatie. Want waarden bepalen gedrag.
Gemak dient het team
Zo makkelijk als onveilige situaties ontstaan, zo eenvoudig moeten we het ook maken om ze te voorkomen. Zoals we weten: ‘gemak dient de mens’. Dit gedrag kan dus tegen je werken, maar ook voor je! Het is de kunst om het zo makkelijk mogelijk te maken dat we er eigenlijk niet omheen kunnen. Denk maar aan een actueel item zoals handen ontsmetten. Is er geen mogelijkheid dit even snel en direct te doen, dan slaan we die stap over. Staat het pompje voor je neus, dan doe je het wel.
Willen we eigenaarschap voor de werkplek (zone-control), dan betekent dat ook dat je moet faciliteren. Maak het eenvoudig om spullen aan te schaffen die het proces verbeteren. Want met bureaucratie kun je elk verbeterinitiatief de nek omdraaien. Terwijl we willen sturen op positief gedrag, waarneembare acties (actieve bijdrage aan 5S, zichtbaar resultaat). Zet dit in de spotlights, maak het een team-effort. Maak mensen trots! Ook de flexwerker. Maar je moet mensen wel begeleiden en niet in het diepe gooien en hopen dat het goed komt.
Hulp nodig? Neem contact op en we kijken samen welke kansen er zijn.
