Paul van Veldhuizen 11-06-2020|
3
minuten

Een automatiseringsproject tot een goed einde brengen, kunt u niet alleen. De keuze om te automatiseren heeft vaak meer impact op de organisatie dan menigeen denkt. Met name vier stakeholders spelen een cruciale rol in het project. Hoe krijgt u hen aan uw zijde?


#1: Algemeen directeur of CEO
De CEO is de eerste wiens steun u moet verwerven. Automatisering heeft immers impact op grote delen van de organisatie. Denk aan de hogere eisen die worden gesteld aan de aanlevering van goederen. Inkopers zullen daarmee rekening moeten houden in hun gesprekken met toeleveranciers. Als automatisering consequenties heeft voor de afhandeling van klantorders, heeft dat ook impact op de verkoop. Verkopers moeten weten wat ze hun klanten straks wel en niet kunnen beloven.

Al die afdelingen denken en werken een stuk gemakkelijker mee als de CEO achter het automatiseringsproject staat. Nog beter is het als de CEO nadrukkelijk de boodschap over de noodzaak van automatisering uitdraagt. Hij is degene die iedereen kan overtuigen, enthousiasmeren en aansporen. Hij kan met een goed verhaal de eventuele weerstand in de organisatie tegen automatisering wegnemen.

Met dat goede verhaal kunt u de CEO helpen. Laat allereerst zien dat automatisering weliswaar veel kost, maar ook veel oplevert. Denk niet alleen aan lagere kosten, maar ook aan betere service aan klanten, wat uiteindelijk tot meer omzet zal leiden. Denk aan de kleinere afhankelijkheid van de factor arbeid, die steeds schaarser en duurder wordt. En laat zien dat automatisering niet ten koste gaat van arbeidsplaatsen, maar de huidige medewerkers juist ontlast door reductie van de hoeveelheid fysiek en repetitief werk. Dat zijn allemaal argumenten waarmee u ook de CEO zelf kunt overtuigen.

#2 Financieel directeur of CFO
Automatisering is natuurlijk niet gratis. Afhankelijk van de gekozen oplossingen kunnen de investeringen in hardware en software flink oplopen. Dan hebben we het nog niet over eventueel aanpassingen aan het gebouw. Kortom: als u wilt automatiseren, heeft u de medewerking van de CFO hard nodig.

De gemiddelde CFO wordt zenuwachtig zodra het gaat om hoge investeringen in kapitaalgoederen. Als het eigen vermogen van het bedrijf niet toereikend is, zal hij op zoek moeten naar financiering. Cruciaal daarin is de terugverdientijd. Steeds meer CFO’s eisen een ‘return on investment’ (ROI) binnen twee of drie jaar, maar zeker bij grootschalige, klassieke automatiseringsprojecten is dat niet altijd reëel.

De kunst is dus om een automatiseringsproject op te zetten dat de goedkeuring van de CFO krijgt. Een flexibele en schaalbare automatiseringsoplossing helpt. Dan kunt u klein beginnen en uitbreiden als dat nodig is. Met een dergelijke oplossing komen ook leaseconstructies binnen handbereik. In dat geval gaan de investeringskosten naar nul en speelt terugverdientijd geen enkele rol meer. Sterker nog: vanaf dag één verdient u dan geld met automatisering.

#3 IT-directeur of CIO
Een automatiseringsproject is ook een IT-project. Dat betekent meer werk voor de IT-afdeling, die in veel bedrijven al kampt met onderbezetting. Allereerst zijn interfaces nodig van het nieuwe automatiseringssysteem met bestaande IT-systemen, vooral warehouse managementsystemen (WMS) en ERP-systemen. Daarnaast moet het nieuwe automatiseringssysteem straks worden beheerd, wat structureel capaciteit van de IT-afdeling vergt.

Het ene automatiseringssysteem is echter het andere niet. Betrek de IT-directeur in een vroegtijdig stadium bij het automatiseringsproject. Breng samen met hem de IT-eisen in kaart. Bespreek die met de partijen die in aanmerking komen voor levering van het automatiseringssysteem. De ene leverancier heeft misschien al standaard interfaces met het WMS- of ERP-systeem beschikbaar. De andere heeft misschien een systeem dat nauwelijks beheer vereist.

#4 HR-directeur
Wat veel bedrijven steeds weer onderschatten, is de weerstand in de organisatie tegen automatisering. Misschien bent u zelf al helemaal overtuigd van de kansen die automatisering biedt. En wellicht geldt dat ook voor de CEO en CFO. Maar de mensen op de magazijnvloer zien hun dagelijkse werkzaamheden veranderen en misschien zelfs verdwijnen. Zijn zij straks nog wel nodig? En zo ja, hebben ze dan de competenties om te doen wat het nieuwe automatiseringssysteem van hen vraagt?

Schakel de HR-directeur in voordat u het automatiseringsplan voorlegt aan uw medewerkers. Hij weet hoe u zo’n traject aanpakt en hoe u medewerkers meeneemt in deze grote verandering. Belangrijk: luister naar de mensen. Ga in op hun vragen en zorgen. En bereid hen zo goed mogelijk voor op de toekomst met demonstraties en trainingen. Als het gaat om communicatie, is het ook verstandig om de interne specialist op dat vlak om raad te vragen. Want vergeet niet: automatiseren doe je niet alleen, maar met z’n allen.


Bent u benieuwd of automatisering voor uw logistieke operatie interessant is? Doe dan onze gratis quick scan:
New call-to-action

Paul van Veldhuizen
Paul van Veldhuizen | Linkedin

Verantwoordelijk voor de groei, projectrealisatie en services binnen het AGV Autopilot assortiment van Toyota Material Handling