In de huidige tijd, waarin er een tekort aan personeel is en personeelsbestanden snel veranderen, is het cruciaal om aandacht te besteden aan een efficiënte inwerkperiode. Daarnaast kan het standaardiseren van processen ook het bestaande personeel helpen om waardevolle tijd te besparen. Hoewel dit misschien niet het meest opwindende onderwerp lijkt, kan het al bereikt worden met behulp van een eenvoudige checklist. Niemand wil harder werken dan nodig is, maar toch gebeurt dit nog regelmatig.
Vaak merk ik dat de huidige werkwijze niet eens is gedocumenteerd, wat het lastig maakt om nieuwe medewerkers snel op weg te helpen en de kans op fouten en tijdsverspilling vergroot. Ook in mijn eigen werk, zoals het geven van trainingen, is een checklist essentieel om alles goed voor te bereiden en te voorkomen dat ik iets over het hoofd zie. Dit is heel menselijk. Hier zijn enkele waardevolle tips om processen te standaardiseren en uiteindelijk tijd te besparen.
Reflecteer en kijk vooruit
Laten we teruggaan naar de redenen waarom standaardisatie vaak wordt verwaarloosd. Er zijn verschillende oorzaken voor. Een veelvoorkomende reden is dat we er geen tijd voor hebben of nemen. Dit is vergelijkbaar met een houthakker die snel bomen moet kappen met een botte bijl. Door even de tijd te nemen om de bijl te slijpen, bespaart hij veel moeite en tijd. Maar hiervoor is wel vooruitdenken nodig. Bij Toyota benadrukken ze dit: denk aan de lange termijn!
Succesvolle organisaties weten echter dat een goed proces leidt tot goede resultaten.
Bekijk het integraal
Daarnaast zien we het besteden van tijd aan standaardisatie vaak als een extraatje naast ons reguliere werk, in plaats van een integraal onderdeel ervan. Succesvolle organisaties weten echter dat een goed proces leidt tot goede resultaten. Bij ons zeggen we ook wel: focus op kwaliteit en bespaar kosten (andersom werkt averechts). Een standaard is essentieel als basis voor een gemeenschappelijke werkwijze. Mijn ervaring leert dat alleen al het in kaart brengen van de huidige situatie zorgt voor de eerste verbeteringen.
Zet kleine stapjes
Een andere uitdaging is dat we vaak te grote stappen willen zetten of een lijst hebben met verbeterpunten die we allemaal tegelijk willen aanpakken. Dit is echter geen duurzame aanpak. Mensen kunnen grote en ingrijpende veranderingen moeilijk verwerken. Het is veel beter om kleine stapjes te nemen, die gemakkelijker zijn (ook qua tijd) en sneller resultaat opleveren. Verander liever één ding en bekijk het effect, in plaats van alles tegelijk aan te pakken.
Standaardiseer voorwaarden
"Standaardiseren jullie dan alles?" is een vraag die ik weleens krijg. Nee, we beschrijven niet elk detail van hoe iemand iets moet doen. Een monteur weet bijvoorbeeld al hoe hij een accu moet vervangen, en ik weet natuurlijk ook hoe ik mijn training moet geven. Wat we vooral standaardiseren zijn de randvoorwaarden. Voor een monteur betekent dit dat al het gereedschap geordend is, goed werkt en snel beschikbaar is. Voor mij betekent dit dat ik de voorbereidende acties beschrijf en doorloop. Dit zorgt voor rust en efficiëntie.
Wil jij ook meer bereiken met dezelfde hoeveelheid mensen en tijd?
Neem dan vrijblijvend contact op, en samen kijken we hoe wij jullie kunnen helpen! 
