Wie grijpt wel eens mis, net als het niet uitkomt? Je wilt printen, maar het inkt is op en er ligt geen nieuwe cartridge. Of de juiste slijpschijf die je nodig hebt, is net op. Je gaat dan eerst zelf zoeken. Daarna stoor je anderen. En bij navraag (en tien minuten verder) blijken ze niet besteld. Een veelvoorkomend scenario, terwijl deze ergernis eenvoudig voorkomen kan worden. Tijd om daar iets aan te doen. Dat kan met behulp van kanban, een systeem voor workflow- en procesmanagement dat visuele signalen geeft om informatie te communiceren en zo de efficiëntie en effectiviteit te verbeteren.
Tip 1: Begin klein en oefen
Begin hooguit met drie producten van iets wat je regelmatig nodig hebt. Denk aan printpapier, cartridges, slijpschijven, handschoenen. En in de zorg wellicht verband, spuiten en medicijnen. Zo kun je goed oefenen, omdat het vaak nodig is. Wellicht zit daar ook iets tussen wat al snel een ergernis opwekt. Als dat verholpen wordt, ziet en voelt men het nut. Hou het dus klein om te oefenen.
Tip 2: Maak het eenvoudig
De kunst is om het systeem zo helder en eenvoudig te maken, zodat het eigenlijk niet mis kan gaan (‘fool proof’). Bij Toyota doen we dat o.a. door processen visueel te maken. Zo werken we met kanban-kaarten die tevoorschijn komen zodra een minimaal voorraadniveau wordt bereikt. Dit is het signaal om bij te bestellen. Die kaart doe je dan in een specifiek postvak die dagelijks wordt geledigd. Wat er besteld moet worden staat zowel in tekst als plaatje erop, idealiter voorzien van een QR-code om het bestellen nog eenvoudiger te maken.
Tip 3: Regel het in
Maak afspraken hoe je de bestellingen regelt en waar je het neerlegt. Waar plaats je de kaart? Wie haalt deze op? Hoe vaak? Wie doet de bestelling? Waar leg je deze neer? Is daar een logische, vaste plek voor? Hoe eenvoudig en ‘fool proof’ is dit? Een goede check is om te kijken of het ook goed gaat als een collega die er net werkt het gelijk begrijpt, zonder verdere instructies.
Sjoemel niet, want je houdt jezelf voor de gek!
Tip 4: Wees consequent
Sjoemel niet, want je houdt jezelf voor de gek! Begin altijd klein en eenvoudig, zodat je kan oefenen. Evalueer tussendoor. Waarom werkt iets wel of niet? Hoe kan het beter, makkelijker of slimmer? Van daaruit kun je gaan uitbreiden naar andere producten. Op deze wijze is het makkelijker om het proces consequent vol te houden. Tja … als het met elkaar niet lukt om zoiets simpels als een bestelkaart in een postvak te leggen, dan houdt natuurlijk alles op.
Tip 5: Begin intern, breid later uit
Wat we daarmee bedoelen is dat je niet direct alle besteleenheden die gebaseerd zijn op vaste leveringsafspraken probeert te veranderen. Hanteer voorlopig de besteleenheden zoals die zijn afgesproken met de leverancier. Deze kun je later alsnog laten aanpassen, maar dan goed onderbouwd. Door de opgedane ervaringen heb je gedegen argumenten en neem je leveranciers makkelijker mee in jouw nieuwe kanban-systeem.
Tip 6: FIFO met twee bakken
Om te borgen dat de oudste voorraad het eerst wordt gebruikt (first-in-first-out ofwel FIFO), kun je gaan werken met een twee-bakken-systeem (two-bin kanban). In een ziekenhuis bijvoorbeeld, wil je niet misgrijpen én voorkomen dat je verouderde geneesmiddelen gebruikt. Hoe het werkt? Zodra een bakje leeg is, is dat het signaal om aan te vullen. Een magazijnmeester vult alle lege bakjes en zet die weer achter of onder het bakje dat op dat moment in gebruik is. En zo wisselt dit steeds door.
Tip 7: Optimaliseer buffer
Om ervoor te zorgen dat een voorraadbakje tijdig aangevuld wordt, moet je wel wat rekenen. Hoe lang duurt het aanvullen? Hoeveel verbruiken we in die tijd? Wat is het minimale voorraadniveau? Hoe sneller het aanvullen gaat, des te minder voorraad nodig is. Je wilt voorkomen dat er overtollige voorraden ontstaan, omdat deze ruimte nodig hebben, kunnen verouderen en dus geld kosten. Zoek daarom de balans tussen buffer en het niet willen misgrijpen.
Wil je weten hoe de Toyota Lean Academy kan helpen bij het continu verbeteren van jouw processen, neem dan contact op voor een vrijblijvend gesprek.
