Lydia van den Bogaard 27-02-2020|
3
minuten

Op de werkvloer maken we onbewust gebruik van visueel management. Maar binnen veel bedrijven bestaat nog volop ruimte om de principes van visueel management verder door te voeren. Dat leidt tot een hogere veiligheid, meer efficiëntie, een hogere kwaliteit en kortere doorlooptijden. En niet onbelangrijk: problemen worden eerder zichtbaar.


Op de weg kunnen we niet zonder visueel management. Pijlen op wegwijsborden sturen ons de goede kant op. Pictogrammen in de vorm van verkeersborden vertellen wat de geldende verkeersregels zijn. Verkeerslichten structureren het verkeer op drukke kruispunten. Matrixborden boven de snelweg waarschuwen ons voor files. Elke weggebruiker begrijpt direct de betekenis van deze visuele informatie. Eén beeld zegt meer dan duizend woorden, luidt het gezegde.


Op de werkvloer maken we eveneens gebruik van visueel management. Borden wijzen de weg naar het juiste gangpad in het magazijn. Lijnen markeren de rijbanen, voetpaden en opslaglocaties op de vloer. Pictogrammen waarschuwen ons voor rijdende heftrucks en andere gevaren. Maar visueel management biedt meer mogelijkheden om de efficiëntie te vergroten en de kwaliteit te verbeteren.

1. Organisatie van werkplekken

Dit voorbeeld heeft alles te maken met 5S, de methode voor het opruimen, ordenen en organiseren van de werkvloer of werkplek. Visueel management kan worden ingezet om gereedschappen, hulpmiddelen, verbruiksmaterialen en goederen hun eigen plaats te geven en die duidelijk te markeren. Op die manier krijgt bijvoorbeeld elke hef- en magazijntruck zijn eigen parkeervak.

Dankzij visueel management hoeven medewerkers niet meer te zoeken, maar weten ze waar de spullen liggen die ze nodig hebben. Staat een heftruck niet in zijn vaste parkeervak? Dan is direct duidelijk dat de machine in gebruik is.  

2. Stroomlijning van processen

In veel bedrijven staat de werkvloer vol met goederen waarvan de status niet direct duidelijk is. Denk aan de expeditievloer. Is die binnengekomen zending al ingeboekt? Of moet eerst een kwaliteitscontrole worden uitgevoerd? Is die uitgaande zending al compleet? Door de status van zending te markeren met bijvoorbeeld een gekleurde pion, is direct duidelijk welke goederen aandacht behoeven. Heftruckchauffeurs zien in één oogopslag welke pallets ze in de stellingen kunnen zetten.

Een specifieke vorm van visueel management is het gebruik van kanban-kaarten in productie- en assemblageprocessen. Denk aan de bevoorrading van werkplekken. Is een voorraadbak met verbruiksartikelen bijna leeg? Dan kan de bijbehorende kanban-kaart worden gebruikt om opdracht te geven voor aanvulling van de voorraad. Op de kaart staat dan om welke artikelen het gaat en voor welke werkplek die nodig zijn.

3. Inzicht in de voortgang

In de meeste magazijnen eindigt de werkdag pas als alle klantorders zijn verzameld, verpakt en verzonden. Managers en supervisors proberen de voortgang op hun beeldschermen nauwlettend te volgen, maar de medewerkers hebben vaak geen flauw idee hoe laat ze klaar zijn. Dat werkt niet bepaald motiverend.

Hang daarom grote schermen op die medewerkers informeren over de stand van zaken. Hoeveel orders zijn al afgehandeld? Hoeveel resteren nog? Wat is de verwachte eindtijd? 

Met kleuren kan worden duidelijk gemaakt of de operatie volgens planning verloopt (groen) of dat het aanpoten wordt. Als medewerkers tijdig en adequaat worden geïnformeerd, zullen ze graag een stap extra zetten.

4. Inzicht in de prestaties 

Een belangrijk onderdeel van de lean-filosofie is de dagstart: een korte bijeenkomst bij de start van de werkdag om alle medewerkers bij te praten over de dag van gisteren en van vandaag. De beste plek daarvoor is het informatiebord op de werkvloer met cijfers over de geleverde prestaties als het gaat om veiligheid en gezondheid, productiviteit, kwaliteit en tijdigheid.

Als het blijft bij cijfers, biedt deze informatie weinig toegevoegde waarde. Die ontstaat pas als de cijfers worden weergegeven in grafieken, versterkt met kleuren en symbolen die iedereen in een oogopslag begrijpt. Trends en patronen worden zichtbaar en zien medewerkers of de gestelde doelen binnen of buiten bereik zijn en kan er tijdig actie op worden ondernomen.

5. Afwijking van de standaard

Tot slot nog een belangrijk voordeel van visueel management: als de situatie afwijkt van de standaard, wordt dat direct zichtbaar. Als een hulpmiddel niet op de gemarkeerde plek ligt of hangt, is er iets aan de hand. Als de pallets met uitgaande goederen niet passen in de klaarzetvakken op de expeditievloer, gaat elders in de operatie iets mis. Als de operatie achterloopt op de planning, treedt ergens stagnatie op.

Als de situatie afwijkt van de standaard, is ergens een probleem. Een afwijking moet de aanleiding zijn om op zoek te gaan naar de oorzaak daarvan en deze op te lossen. Omdat de afwijking voor iedereen zichtbaar is, kunnen alle medewerkers daarop anticiperen. Dat helpt voorkomen dat problemen uit de hand lopen en nog meer verstoringen veroorzaken.


Toyota Material Handling organiseert regelmatig hands-on workshops waarin u de kracht van Lean en 5S ervaart en ook concrete handvatten krijgt voor de toepassing in de praktijk.


EVENTKALENDER BEKIJKEN



Lydia van den Bogaard
Lydia van den Bogaard | Linkedin

Gedurende mijn loopbaan heb ik veel verschillende functies vervuld. Standaardisering en structuur zijn altijd al mijn sterkste kanten geweest. Ik geef niet snel op en streef altijd naar betere en andere manieren om processen te verbeteren. Mijn oordeel is altijd gebaseerd op feiten en rekeninghoudend met mijn principes, werd ik een groot fan van de Toyota Way-waarden en van TPS. Ik werk graag samen met mensen en help en begeleid ze bij het verbeteren van hun dagelijkse werkzaamheden. Ik ben een gepassioneerd trainer en geef onder meer trainingen op het gebied van 5S, kwaliteitsbeheersing en TIBP (A3).