Een automatiseringsproject: is uw organisatie er klaar voor?

Wat u moet weten voordat u met AGV automatisering begint 

Denkt u erover om uw logistieke proces deels of volledig te automatiseren? Dan is het zaak goed op de hoogte te zijn van wat er bij zo’n automatiseringsslag komt kijken.

Dit laten wij zien door middel van de bekende Toyota driehoek: People-Process-Product

People  – Van tegenstanders tot voorstanders van automatisering

Lang niet alle medewerkers staan te juichen wanneer u begint over automatisering van het logistieke proces. Zij zien robots en AGV’s vaak als een grote bedreiging en zijn bang dat die uiteindelijk hun banen zullen inpikken. Het is belangrijk dat u zich daarvan bewust bent, want diezelfde medewerkers heeft u keihard nodig om uw automatiseringsproject tot een succes te maken. Hoe zorgt u ervoor dat ook zij enthousiast worden?

Het schrappen van banen is vaak niet het doel van automatisering. Het doel is het verbeteren van logistieke prestaties, het verlagen van kosten en het vergroten van het rendement van het totale bedrijf. Ook zorgt automatisering ervoor dat repeterende werkzaamheden worden overgenomen, waardoor mensen meer tijd over houden voor taken die een beroep doen op hun belangrijkste competenties. Automatisering maakt het werk juist waardevoller en aantrekkelijker.

Process – Standaardisatie van processen noodzakelijk voor automatisering

Automatisering van het magazijn is alleen succesvol als processen gestandaardiseerd zijn. Een AGV bijvoorbeeld doet precies wat hem is voorgeschreven. Kortom: een AGV presteert optimaal als processen volgens nauwkeurig voorgeschreven procedures verlopen. Treedt een uitzondering op? Dan levert automatisering niet het verwachte rendement op.

Voordat u start met automatisering, is het zaak eerst standaard procedures op te stellen. Bovendien is het essentieel dat medewerkers deze processen volgen en gestructureerd en bovenal netjes werken. Wanneer zij voortdurend obstakels op de route plaatsen, ontstaan vertragingen in het proces. AGV’s trappen namelijk direct op de rem en blijven stilstaan tot het obstakel is verwijderd. Een succesvolle inzet van AGV’s vereist dus standaardisatie van processen  en extra discipline van medewerkers.

Product – Welke oplossingen zijn er mogelijk voor AGV automatisering

Automatisering is een breed begrip. De een denkt aan een volledig geautomatiseerd hoogbouwmagazijn, de ander aan een robotarm die schroefjes uit een bak pickt. Om te bepalen welk niveau van automatisering toepasbaar is op uw magazijn, dient u drie vragen te beantwoorden:

• Welk proces wilt u automatiseren?
  De meeste magazijnen verwerken pallets en colli, maar steeds vaker ook losse artikelen (items). Daarvoor zijn binnen het magazijn verschillende processen ingericht: pallets liggen in palletstellingen, maar het verzamelen van items gebeurt in manuele magazijnen vaak vanaf legbordstellingen. De eerste vraag is welk proces geautomatiseerd moet worden: de verwerking van pallets, van colli of van items?
  
  
• Welke handeling wilt u automatiseren?
  De tweede vraag is welke handeling geautomatiseerd moet worden. Gaat het om intern transport, de opslag of de orderpicking van goederen? Bij de meeste automatiseringsoplossingen gaat het om een combinatie van deze drie handelingen. Maar: des te meer handelingen, des te complexer het project. Echter kunt u ervoor kiezen om klein te beginnen om de complexiteit laag te houden: bijvoorbeeld met het automatiseren van intern transport

Over het algemeen geldt: des te meer handelingen, des te complexer het project. Kies er daarom voor klein te beginnen om de complexiteit laag te houden

• In welke mate wilt u automatiseren?
  Er zijn drie niveaus van automatisering te onderscheiden:
  
  1. Semi-automatisch 
  In operaties waarbij mensen nog steeds een belangrijke rol spelen, bijvoorbeeld omdat de orderpicking alleen handmatig kan worden gedaan, worden vaak semi-automatische oplossingen geïmplementeerd. Een groot deel van de handelingen verloopt dan automatisch, maar pas nadat de operator daartoe de opdracht geeft.
  
  2. Volautomatisch
  Bij volautomatische systemen is het niet de mens, maar een centraal softwaresysteem dat bepaalt welke handeling op welk moment wordt uitgevoerd. Volledige automatisering is vaak alleen mogelijk bij in- en uitslag van volle pallets, zoals in automatische hoogbouwmagazijnen. Volledige automatisering op colli- en itemniveau is vaak alleen mogelijk als de goederen eerst in standaard bakken of standaard trays worden gelegd. Voor goederen die te groot zijn voor een standaard ladingdrager is dan een apart, meestal handmatig proces nodig.
  
  3. Autonoom
  Naast semi-automatische en volautomatische systemen kunnen we vandaag de dag een derde variant onderscheiden: autonome systemen. Denk daarbij aan robots of AGV’s die zelfstandig opdrachten uitvoeren. In dit geval geeft het centrale softwaresysteem alleen de opdrachten, bijvoorbeeld de bestemming van een pallet. Vervolgens zoekt de AGV zelf de weg naar die bestemming.
  
  De voordelen van autonome systemen liggen op het gebied van flexibiliteit en schaalbaarheid. Ze kunnen vaak opereren in bestaande magazijnen zonder al teveel aanpassingen hoeven te doen. Het is mogelijk om klein te beginnen met een AGV of robot en vervolgens naar behoefte de vloot uit te breiden. Ze kunnen opereren in omgevingen met mensen en vaak zelfs met mensen samenwerken.
  

Voorwaarden voor een succesvol automatiseringsproject

Als u start met automatisering, wilt u natuurlijk dat het project zo succesvol mogelijk verloopt. Gelukkig zijn er tal van maatregelen waarmee u uw automatiseringsproject in goede banen kunt leiden, zodat u snel de vruchten ervan kunt plukken. Hieronder bespreken we de vier belangrijkste voorwaarden voor een succesvol automatiseringsproject.

Een AGV doet precies wat hem is opgedragen. Hoewel dat veel voordelen biedt, kleven er ook nadelen aan. Met uitzonderingen op de voorgeschreven procedures kan een AGV niet omgaan, met als gevolg dat medewerkers moeten ingrijpen. Wilt u dus aan de slag gaan met automatisering? Dan is een gestandaardiseerd proces essentieel.

De overgang van een manueel proces naar een automatisch proces wordt vaak onderschat. De mens is niet gewend om altijd alles het op dezelfde manier te doen. Als de mens betrokken wordt bij het startproces van automatisering zal het Poka Yoke (voorkomen van fouten) gemaakt moeten worden om geen startproblemen te krijgen.

Automatisering vraagt om een behoorlijke investering. Iets waar veel bedrijven in combinatie met de lange terugverdientijd tegenaan hikken. Door het magazijn ‘lean’ in te richten, kan de terugverdientijd flink worden ingekort. Bij Toyota houden we een terugverdientijd aan van 2 jaar, we zien daarvoor mogelijkheden vanaf 1 shift.

Een belangrijk principe van lean is het creëren van ‘flow’. Als alle opeenvolgende processtappen in hetzelfde tempo dezelfde volumes verwerken, ontstaat een vloeiend proces zonder opstoppingen, tussenvoorraden en wachttijden. Automatisering van een processtap is vervolgens geen enkel probleem, zolang de werksnelheid maar wordt afgestemd op de voorgaande en volgende processtappen.

Een bijkomend voordeel is dat implementatie van lean in de logistiek leidt tot het afvlakken van pieken. Dat betekent dat de maximaal benodigde capaciteit afneemt en dat een minder duur automatiseringssysteem nodig is. Een systeem bovendien dat ook nog eens efficiënter wordt gebruikt. Wie wil dat nu niet?

3. Betrokken stakeholders
Om het automatiseringsproject te laten slagen is de support van andere mensen binnen het bedrijf nodig. Maar welke personen binnen uw organisatie moet u aan boord hebben? En hoe krijgt u hun support?

De financieel directeur
De financieel directeur of chief financial officer (CFO) is misschien wel de belangrijkste persoon die u aan uw zijde moet zien te krijgen. Hij of zij gaat namelijk over de grote investeringen. En stelt bovendien strenge eisen, bijvoorbeeld aan de return on investment.

Probeer aan de financieel directeur duidelijk te maken waarom automatisering van strategisch belang is, bijvoorbeeld door de korte doorlooptijden en krapte op de arbeidsmarkt aan te kaarten. Laat bovendien zien dat automatisering past in de digitaliseringsstrategie van het bedrijf. Lukt dit niet? Overweeg leasing dan eens. Ook een automatiseringssysteem kan onder bepaalde voorwaarden namelijk worden geleased. Met behulp van deze aanpak hoeft de financieel directeur enkel een vast bedrag per maand te reserveren voor het nieuwe staaltje technologie.

De IT-manager
Ook de IT-manager moet u aan uw zijde hebben staan. Een automatiseringsproject is immers voor een belangrijk deel een IT-project. Een AGV of robot gebruikt data om te weten wat hij moet doen. Die data is afkomstig van andere systemen, zoals bijvoorbeeld een ERP-systeem of warehouse management systeem.

De IT-manager voor uw project winnen doet u door hem of haar tegemoet te komen door één system integrator in te schakelen voor het totale automatiseringsproject. Ga in zee met één partij die alle AGV’s, robots, terminals en andere systemen kan leveren. Dat voorkomt dat uw IT-manager wordt opgezadeld met een grootschalig integratieproject. Let daarbij op de selectie van de system integrator op zijn ervaring met uw eigen IT-systemen. Zijn er andere projecten met dezelfde systemen uitgevoerd?

De algemeen directeur
Een automatiseringsproject loopt zelden compleet vlekkeloos. U wilt echter niet dat het project bij de kleinste tegenslag afgeblazen wordt en dat u daar vervolgens op wordt afgerekend. Zorg daarom dat de hele organisatie in automatisering gelooft, en met name de algemeen directeur. Hij is namelijk de sleutel tot draagvlak binnen de organisatie.

De HRM Manager
Wat veel bedrijven steeds weer onderschatten, is de weerstand in de organisatie tegen automatisering. Misschien bent u zelf al helemaal overtuigd van de kansen die automatisering biedt. Maar de mensen op de magazijnvloer zien hun dagelijkse werkzaamheden veranderen en misschien zelfs verdwijnen.

Overige: managers van andere afdelingen
Hoogstwaarschijnlijk zijn er meerdere afdelingen die kunnen profiteren van automatisering. Breng daarom voor uzelf in kaart welke voordelen automatisering biedt voor uw collega’s. Wellicht kunt u met behulp van automatisering sneller inspelen op de vraag van klanten. Of kunt u materialen op de productievloer verbeteren? Leg het eens voor aan de managers van andere afdelingen en vraag hun steun voor uw pleidooi. Samen staat u immers altijd sterker.

1.  
2. 4. Enthousiaste medewerkers
   

Om uw automatiseringsproject te laten doen slagen, heeft u uw medewerkers ontzettend hard nodig. Zij vormen het hart van uw bedrijf en zorgen ervoor - ook in een grotendeels geautomatiseerde omgeving - dat uw klanten hun bestelde producten correct en op tijd ontvangen. Alleen met mensen bent u in staat de verwachtingen van uw klanten te overtreffen. Maar hoe krijgt u hun steun?

Door medewerkers vanaf het begin af aan bij het automatiseringstraject te betrekken. Een goed verhaal zorgt voor draagvlak en helpt om zorgen van uw medewerkers weg te nemen. Benadruk dat het schrappen van banen niet het doel is van automatisering. Maak uw medewerkers duidelijk dat automatisering een hulpmiddel is dat hen in staat stelt hun werk beter te doen. Automatisering leidt tot minder fysieke belasting en zorgt ervoor dat repeterende taken worden overgenomen. Daardoor houden ze meer tijd over voor de taken die een beroep doen op hun belangrijkste competenties.